採用選考の精度を高める手法として注目されるリファレンスチェック。しかし、その一方で「候補者の同意なく実施して違法にならないか」「どこまで質問して良いのか」といった法的な不安を感じる採用担当者も少なくないのではないでしょうか。
リファレンスチェックは、法律で定められたルールを守れば、決して違法なものではありません。重要なのは、候補者のプライバシーを保護する「個人情報保護法」、就職差別を防ぐ「職業安定法」、そして内定後のトラブルを避けるための「労働契約法」という3つの法律のポイントを正しく理解することです。
この記事では、リファレンスチェックが違法と判断されかねないケースから、安心して実施するための具体的な手順、さらには混同されがちなバックグラウンドチェックとの使い分けまで、網羅的に解説していきます。
目次
リファレンスチェックは違法？知っておくべき3つの法律と大原則
採用活動において、リファレンスチェックの導入を検討する際に、まず気になるのがその法的な位置づけでしょう。ここでは、リファレンスチェックの合法性を支える大原則と、遵守すべき法律のポイントを解説します。
結論：リファレンスチェック自体は違法ではない
まず結論からお伝えすると、リファレンスチェックという行為そのものを禁止する法律は存在しません。適切な手順と目的のもとで実施される限り、リファレンスチェックは企業の採用活動における正当な手法の一つとして認められています。
重要なのは、「どのように実施するか」というプロセスです。法律の趣旨を理解し、候補者の権利を尊重しながら進めることで、法的リスクを回避し、採用のミスマッチを防ぐという本来の目的を達成することが可能になります。
ただし「候補者の同意」が大前提：個人情報保護法の視点
リファレンスチェックを適法に行うための絶対的な大前提が、「候補者本人からの明確な同意」を得ることです。
リファレンスチェックで得られる情報、例えば前職での勤務態度や実績、人柄に関する評価は、個人情報保護法における「個人データ」に該当します。この個人データを、推薦者（前職の上司など）から採用企業が取得する行為は、法律上の「第三者提供」にあたります。そして、個人情報保護法では、本人の同意なく個人データを第三者に提供することは原則として禁止されています。
つまり、候補者に無断で前職の同僚や上司に連絡を取り、情報を聞き出す行為は、個人情報保護法に違反する可能性が極めて高いといえます。こうした行為は、法的な罰則のリスクだけでなく、SNSなどで「勝手に身辺調査をされた」と拡散され、企業の評判を著しく損なう「炎上リスク」にもつながりかねません。同意の取得は、単なる手続きではなく、コンプライアンスの根幹をなす重要なステップです。
知っておくべき関連法：コンプライアンスの三角形
リファレンスチェックのコンプライアンスは、単一の法律ではなく、複数の法律が相互に関連しあって成り立っています。特に重要なのが「個人情報保護法」「職業安定法」「労働契約法」の3つで、これらは候補者の権利を守るための「コンプライアンスの三角形」と考えることができます。
この3つの法律は、それぞれが採用プロセスの異なる段階で候補者を保護する役割を担っています。
- 個人情報保護法（データの「収集」段階）
前述の通り、個人データの取得における「本人の同意」を義務付けています。候補者の情報を守るための基本法です。
- 職業安定法（質問の「内容」）
採用選考において、業務の遂行に必要のない個人情報の収集を原則として禁止しています。人種、信条、社会的身分、病歴、本籍地といった、就職差別に繋がりかねないセンシティブな情報の収集は認められていません。
- 労働契約法（データの「利用」・内定の取り扱い）
リファレンスチェックの結果を理由に、一度出した内定を取り消す行為を厳しく制限します。日本の法律では、内定は労働契約が成立した状態とみなされるため、その取り消しは「解雇」に相当し、客観的に合理的な理由がなければ無効とされます。
これらの法律が形成する三角形の枠組みの中で、リファレンスチェックを運用することが、法的リスクを回避し、候補者との信頼関係を築く上で不可欠です。
リファレンスチェックとバックグラウンドチェック、その決定的な違いとは？
採用選考のプロセスでは、「リファレンスチェック」と「バックグラウンドチェック」という言葉が使われますが、両者は目的も手法も大きく異なります。この違いを正しく理解し、自社の採用課題に応じて適切に使い分けることが重要です。
目的と集める情報の違い
両者の最も大きな違いは、その目的と、それによって収集される情報の種類にあります。
リファレンスチェックの目的は、候補者の人柄や仕事ぶり、社風との相性（カルチャーフィット）といった定性的な情報を把握し、採用のミスマッチを防ぐことです。情報源は、候補者と共に働いた経験のある前職の上司や同僚といった「人」であり、彼らへのヒアリングを通じて、履歴書や面接だけでは分からない候補者の働きぶりや人間関係の構築スタイルなどを探ります。
バックグラウンドチェックの目的は、候補者が申告した経歴に虚偽がないか、また採用にあたってのリスクがないかを客観的な事実に基づいて確認することです。情報源は、学歴証明書、公的記録、データベースといった「記録」であり、学歴や職歴の真偽、犯罪歴、破産歴、反社会的勢力との関わりの有無などを調査します。
つまり、リファレンスチェックが「候補者がどのように働く人物か」を理解しようとするのに対し、バックグラウンドチェックは「候補者が申告した経歴や情報が事実か」を確認する手法といえるでしょう。
手間と法的リスクの違い
実施にかかる手間やコスト、そして伴う法的リスクにも違いが見られます。
手間とコストの観点では、リファレンスチェックは自社の人事担当者が推薦者に直接連絡を取り、ヒアリングを行うことが多く、時間と労力がかかります。一方、バックグラウンドチェックは専門の調査会社に外部委託するのが一般的で、自社の手間は少ないものの、調査費用が発生します。
法的リスクの観点では、どちらも個人情報を取り扱うため注意が必要ですが、一般的にバックグラウンドチェックの方が調査範囲が広く、センシティブな情報に触れる可能性があるため、法的リスクは高くなる傾向にあります。特に、候補者の同意なく私生活を調査するような探偵まがいの行為は、プライバシー侵害として明確に違法です。
これらの違いをまとめたのが以下の表です。自社の採用ポジションや状況に応じて、どちらの手法がより適しているかを判断する際にご活用ください。
| 項目 | リファレンスチェック | バックグラウンドチェック |
|---|---|---|
| 主な目的 | 人物像の理解、ミスマッチ防止 | 経歴の事実確認、リスクの洗い出し |
| 情報源 | 前職の上司・同僚など「人」 | 公的記録、データベースなど「記録」 |
| 焦点 | 働きぶり、人柄、スキル（定性的） | 学歴、職歴、犯罪歴、信用情報（定量的・事実） |
| 主な手法 | 自社でのヒアリング、代行サービス利用 | 専門調査会社への外部委託 |
| 主な法的リスク | 同意取得の不備、不適切な質問 | 過剰な個人情報収集、プライバシー侵害 |
リファレンスチェック導入のメリットと、知っておきたい注意点
リファレンスチェックを導入することで、企業は多くのメリットを得られますが、同時に注意すべき点も存在します。ここでは、その両側面をバランス良く解説します。
良い点：採用精度を高め、入社後の活躍を後押しする
- 第三者の声により見極め精度が上がる
書類や面接で候補者が語る自己PRは、あくまで主観的なものです。リファレンスチェックでは、実際に候補者と働いた第三者からの客観的な視点を得ることで、その内容の裏付けを取ることができます。これにより、候補者の能力や実績をより多角的に評価し、採用判断の精度を高めることができます。
- 採用のミスマッチを減らせる
入社後の「こんなはずではなかった」というミスマッチは、早期離職の大きな原因となります。リファレンスチェックを通じて、候補者の実際の働き方やチーム内での振る舞い、コミュニケーションスタイルなどを事前に把握することで、自社の文化や求める人物像との適合性をより深く見極めることができ、ミスマッチのリスクを低減できます。
- 入社後の活躍を後押しする
リファレンスチェックで得られた情報は、採用の可否判断だけでなく、入社後のオンボーディングやマネジメントにも活用できます。例えば、「〇〇の分野で高い専門性を持っている」という情報を得られれば、その強みを活かせるプロジェクトに早期に配置できます。逆に、「△△の点ではサポートが必要」という課題が分かっていれば、入社後の研修やフォロー体制を事前に計画することが可能です。
気をつけたい点：時間、候補者の心理、情報の偏り
- 時間や手間がかかる
推薦者へのアポイント調整、ヒアリングの実施、結果のレポーティングなど、一連のプロセスには相応の時間と労力がかかります。特に複数の候補者に対して実施する場合、採用スケジュール全体が長期化する可能性も考慮しなければなりません。
- 候補者の心理的負担
リファレンスチェックを依頼された候補者は、「現職に転職活動が知られてしまうのではないか」「ネガティブなことを言われたらどうしよう」といった不安を感じることがあります。この不安が原因で、優秀な候補者が選考を辞退してしまうリスクもゼロではありません。候補者の心理的な負担を軽減するため、丁寧な説明と透明性のあるプロセスが求められます。
- 情報の偏り（バイアス）
推薦者からの情報は、あくまでその個人の主観に基づく評価です。推薦者と候補者の個人的な関係性によって、評価が過度に肯定的になったり、逆に不当に否定的になったりする可能性があります。この情報の偏りは、リファレンスチェックの最大の弱点であると同時に、その本質でもあります。
この情報の偏りという課題に対応するためには、単一の情報源を鵜呑みにしないことが重要です。可能であれば複数の推薦者から話を聞き、異なる視点からの情報を照らし合わせること、そして面接や他の選考プロセスで得た情報と統合して、候補者の全体像を判断する姿勢が求められます。
【実践ガイド】違法にならないリファレンスチェック、5つの実務ルール
ここでは、実際にリファレンスチェックを導入し、適法かつ効果的に運用するための具体的な5つのルールを解説します。このガイドに沿って進めることで、法的リスクを最小限に抑えることができます。
ルール1：同意の取り方と記録の残し方
前述の通り、候補者からの同意取得は最も重要なプロセスです。同意は口頭ではなく、必ず書面や電子メールなど、記録に残る形で取得しましょう。
- リファレンスチェックの実施目的（例：採用選考におけるミスマッチ防止のため）
- 情報の取得先（推薦者となる人物の氏名や所属、役職など）
- 取得する情報の項目（例：勤務態度、実績、スキル、人柄など）
- 取得した情報の利用目的（採用選考以外の目的には利用しない旨を明記）
- 候補者本人の署名または同意のチェック
取得した同意書は、後日トラブルが発生した際に「適切に同意を得ていた」ことの証拠となります。紙の場合はスキャンしてデータ化し、電子同意の場合はその記録（メールの文面やシステムのログなど）を、アクセス権限を管理した安全な場所に保管してください。
ルール2：実施のタイミングは「内定前」が鉄則
リファレンスチェックを実施するタイミングは、「内定（正式な労働契約のオファー）を出す前」が鉄則です。
日本の労働法上、「内定」は法的に労働契約の成立とみなされるため、企業側が一方的に取り消すことは「解雇」に相当し、極めて困難です。もし内定を出した後にリファレンスチェックを行い、懸念事項が発覚したとしても、それを理由に内定を取り消すことは、重大な経歴詐称などのよほどの理由がない限り、違法と判断されるリスクが非常に高いのです。
したがって、理想的なフローは「最終面接合格 → リファレンスチェックの実施 → 内定通知」という順番です。リファレンスチェックは、あくまで選考プロセスの一環として、内定を出す前の最終判断材料と位置づけましょう。
ルール3：質問項目の作り方とNGリスト
推薦者に何を聞くか、その質問内容は慎重に設計する必要があります。質問は、あくまで職務遂行能力や適性に関連するものに限定し、差別やプライバシー侵害につながる内容は絶対に避けなければなりません。
以下の表は、具体的な質問のOK例とNG例をまとめたものです。NG例の背景にある「なぜNGなのか」という理由を理解することが、自社で質問リストを作成する上で役立ちます。
| 質問カテゴリ | OKな質問例 | NGな質問例（理由） |
|---|---|---|
| 実績・スキル | 「〇〇プロジェクトでの具体的な役割と成果を教えてください」 | 「前職の給与はいくらでしたか？」（賃金格差を助長する可能性があるため） |
| 強み・長所 | 「彼/彼女の最大の強みはどのような点でしたか？具体的なエピソードを交えてお願いします」 | 「ご両親はどのようなお仕事をされていますか？」（職業安定法で収集が禁止されている「家庭環境」にあたるため） |
| 課題・改善点 | 「今後さらに成長するために、どのような点が必要だと思われますか？」 | 「健康上の問題や持病はありますか？」（収集が禁止されている「要配慮個人情報」にあたるため） |
| チームワーク | 「チーム内でのコミュニケーションスタイルはどのようなものでしたか？」 | 「支持している政党や宗教はありますか？」（思想・信条の自由に抵触し、差別につながるため） |
ルール4：結果の保管とアクセス管理
リファレンスチェックで得られた情報は、機密性の高い個人情報です。そのため、その取り扱いには厳格なルールが必要です。
- 安全な保管
レポートやメモなどの記録は、施錠できるキャビネットや、アクセス制限がかけられた暗号化フォルダなど、物理的・技術的に安全な方法で保管します。
- アクセス権の限定
情報は、採用判断に直接関わる必要最小限のメンバー（人事担当者、配属先の責任者、役員など）のみが閲覧できるように限定します。
- 適切な破棄
採用選考が終了し、保管期間が過ぎたデータは、速やかに、復元不可能な形で破棄します。データを不必要に長く保持し続けることは、情報漏洩のリスクを高めるだけです。
ルール5：「もしも」への備えと対応
リファレンスチェックの過程では、想定外の事態も起こり得ます。以下のようなケースへの対応方針を事前に決めておくと、冷静に対処できます。
- 候補者がリファレンスチェックを拒否した場合
即座に不採用と判断するのは早計かもしれません。まずはその理由を丁寧にヒアリングしましょう。「現職に知られたくない」という理由であれば、推薦者を前職以前の上司に変更してもらう、などの代替案を提案できます。
- ネガティブな情報が出てきた場合
否定的な評価が出てきた場合も、すぐに鵜呑みにせず、慎重に対応することが求められます。まずはその情報の客観性や背景を考慮しましょう。その上で、候補者本人に事実確認の機会を設けるのが公正な対応です。候補者の言い分も聞いた上で、総合的に判断することで、誤解に基づく不採用を防ぐことができます。
内定取り消しは最後の手段：やむを得ず検討する際の法的基準
リファレンスチェックの結果、採用の前提を覆すような重大な事実が判明することもあるかもしれません。しかし、その場合でも「内定取り消し」という判断は、極めて慎重に行う必要があります。
なぜ内定取り消しは原則NGなのか
繰り返しになりますが、日本の法律では「内定」は労働契約が成立した状態と解釈されます。したがって、企業側の都合で一方的に内定を取り消すことは、労働契約法上の「解雇」に相当し、「客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする」という解雇権濫用法理が適用されます。
内定の取り消しは、候補者の人生設計に重大な影響を与える行為であり、企業は法的な損害賠償責任を問われるだけでなく、社会的な信用も失いかねません。
例外的に認められうるケースとは
内定取り消しが例外的に正当と認められるのは、「採用内定当時、知ることができず、また知ることが期待できないような事実であって、これを理由として採用内定を取り消すことが解雇権濫用の趣旨に照らして社会通念上相当と是認できるもの」に限られます。
- 重大な経歴詐称
- 業務遂行が不可能な事実の判明
- 反社会的勢力との関与
業務遂行に不可欠な資格や学歴を偽っていたなど、採用の前提を根本から覆すような虚偽申告が発覚した場合。
運転免許が必須の職種で、免許取り消しの経歴が判明したなど、業務を行うことが物理的に不可能な場合。
企業のコンプライアンス上、看過できない重大な事実が判明した場合。
単に「リファレンスチェックでの評判が良くなかった」「期待していたスキルレベルではなかった」といった理由での内定取り消しは、まず認められないと考えるべきです。
実行する前に必ず専門家へ相談を
万が一、上記のような重大な事実が発覚し、内定取り消しを検討せざるを得ない状況になった場合は、社内だけで判断せず、必ず事前に弁護士や社会保険労務士といった労働法の専門家に相談してください。
専門家は、事実関係を法的な観点から評価し、内定取り消しが妥当かどうか、そのリスクはどの程度か、そして実行する場合の適切な手続きについて助言してくれます。独断で進めることは、企業にとって非常に大きなリスクを伴う行為です。
バックグラウンドチェックが特に有効な3つのケース
最後に、リファレンスチェックだけでは不十分で、より客観的な事実確認が求められる「バックグラウンドチェック」が特に有効となる3つのケースをご紹介します。
- ケース1：経理・法務など、高い倫理性が求められるポジション
会社の資産を扱う経理・財務部門や、コンプライアンスを司る法務・人事部門、あるいは経営に関わる管理職など、特に高い倫理観や信頼性が求められるポジションの採用では、バックグラウンドチェックが有効です。犯罪歴や金銭トラブルの有無などを客観的な記録で確認することは、企業のレピュテーションリスクや経営リスクを未然に防ぐ上で重要となります。
- ケース2：グローバル採用や海外経歴を持つ候補者
海外の大学を卒業していたり、海外での職務経歴が長かったりする候補者の場合、その経歴の真偽を日本国内から確認するのは困難です。このようなグローバル人材の採用においては、海外の学歴証明や犯罪経歴証明などを調査できる、グローバルネットワークを持つ専門の調査会社によるバックグラウンドチェックが不可欠といえるでしょう。
- ケース3：規制の厳しい業界や、経営に関わる重要ポジション
金融、医療、インフラなど、法律による規制が厳しい業界では、従業員の採用にあたって特定の経歴（犯罪歴など）のチェックが求められる場合があります。また、上場準備中の企業や、高いコンプライアンス基準を掲げる企業が、内部統制の一環として役員クラスの採用時に徹底した身元確認を行うケースもあります。
これらのケースに該当する場合は、リファレンスチェックによる人物評価と合わせて、バックグラウンドチェックによる事実確認を行うことで、より安全で確実な採用を実現できるでしょう。
