バックグラウンドチェックは、採用候補者の経歴を調査し、採用後のミスマッチを防ぐためのものです。
近年、経歴詐称やSNSでのトラブルなど、採用後に問題が発覚する事例が増加しており、企業は様々なリスクに晒されています。バックグラウンドチェックにより、候補者のチェックを行うことでリスクを未然に防ぐことができます。
本記事では、バックグラウンドチェックで具体的にどのような内容が調査されるのかを詳しく解説します。
バックグランドチェックの目的とは？
バックグラウンドチェックの目的は、大きく分けて2つあります。
それぞれ説明します。
経歴詐称を防ぎ、公正な採用を行うため
近年、採用市場での競合性が激しくなるとともに、経歴詐称を行う応募者が増加しています。そのため学歴、職歴、資格などをチェックし、真偽を確かめる必要があります。
具体的には卒業証明書や在籍証明書の提出を候補者に求めたり、関係機関に問い合わせたりすることで、応募者の申告内容の真偽を確認します。
この様に候補者の経歴詐称を防ぐことにより、公平性と透明性を担保することができます。
過去のトラブルを洗い出し、リスクを未然に防ぐため
採用候補者が過去に、企業に悪影響を与えるようなトラブルを起こしていないかを調査します。金銭トラブル、業務上の不正行為、ハラスメント、SNSでの不適切な投稿など、企業に悪影響を及ぼす可能性のある過去の行動について調査します。
特に近年は従業員のSNSが炎上し、企業全体の評判を大きく損なうケースも少なくありません。
過去のトラブルを調査することで、企業イメージの毀損や社内環境の悪化といったリスクを未然に防ぎます。
バックグランドチェックの調査内容
調査では、候補者の経歴や身の回りに関する様々な情報を調査します。調査内容としては以下のようなものがあります。
- 経歴の相違(学歴・職歴)
- 前職の勤務態度
- 登記情報
- インターネット・SNS調査
- 近隣調査
- 犯罪・軽犯罪歴
- 民事訴訟歴・破産履歴
- 反社チェック
それぞれ詳しく解説していきます。
経歴の相違(学歴・職歴)
バックグラウンドチェックでは、候補者から提出された履歴書や職務経歴書に記載されている学歴・職歴の真偽を確かめます。具体的には、候補者に卒業証明書や在籍証明書、源泉徴収票などの提出を求め、記載内容と照合します。また、必要に応じて、記載されている学校や企業に直接問い合わせ、在籍期間や卒業・退職の事実確認を行う場合もあります。
近年は個人のSNSでの活動も活発になっているため、公開されているSNSアカウントの情報も参考に、経歴に矛盾がないかを確認します。
前職の勤務態度
前職の上司や同僚に連絡を取り、勤務態度に関する情報を集めます。
具体的な項目としては、仕事への責任感、協調性、コミュニケーション能力、勤怠状況、問題行動がなかったかなどを確認します。
電話やメール、アンケートフォームなどで行うことが多いです。
一般的にリファレンスチェックを行う場合はこちらの項目が該当します。
登記情報
候補者の財産状況や信用情報を知るために、登記情報を調査する場合があります。
法務局で公開されている登記簿謄本を調査することで、不動産の所有状況や抵当権の設定状況、会社の役員情報などを確認することができます。
例えば、高額な負債を抱えている場合や、不動産が差し押さえられている場合は、登記情報から確認することができます。
インターネット・SNS調査
候補者のSNSへの投稿内容を調査します。他人への誹謗中傷、差別的な発言、不適切な写真の投稿など、企業イメージを損なう可能性のある情報がないかを確認します。
また、過去の炎上騒動や犯罪行為への関与を示唆する情報がないかも併せて調査します。
近隣調査
近隣調査では、候補者の居住実態や日常生活における行動を確認するために近隣住民への聞き込みを通して、騒音トラブルやご近所付き合いに関する問題の有無、普段の生活態度などを調査します。
例えば、夜間に大音量で音楽を流す、ゴミ出しルールを守らない、近隣住民とのトラブルが多いといった情報は、近隣調査によって明らかになる可能性があります。これにより、候補者の素行や居住の実態について調べることができます。
犯罪・軽犯罪歴
候補者の犯罪歴や軽犯罪歴の有無を調査します。日本では犯罪歴情報は原則非公開ですが、報道記事や裁判記録などの公開情報から情報を収集します。
民事訴訟歴・破産履歴
バックグラウンドチェックでは、公開されている裁判記録や官報の情報などを元に、候補者が過去に民事訴訟を起こされたり、破産宣告を受けていないかを確認します。
例えば、多額の借金を抱えている、債務不履行を繰り返しているといった情報は、企業にとって大きなリスクとなります。
反社チェック
反社会的勢力との関係は、企業にとって重大なコンプライアンスリスクとなるため、候補者が反社会的勢力と関わりを持っていないかを確認します。
反社会的勢力に関するデータベースなどを用いて、候補者だけでなく、その関係者についても問題がないか調査します。
暴力団員や関係者、総会屋、社会運動標榜ゴロ、特殊知能暴力集団などが該当します。
リファレンスチェックとの違い
バックグラウンドチェックとあわせてよく耳にするリファレンスチェック。どちらも採用候補者に関する情報を収集する手法ですが、その目的や調査内容には違いがあります。
バックグランドチェック
バックグラウンドチェックは、主に候補者の経歴や身辺に問題がないかを確認するためのネガティブチェックです。経歴詐称の有無、犯罪歴、反社会的勢力との関係など、企業にとってリスクとなる可能性のある情報を中心に調査します。
リファレンスチェック
リファレンスチェックは、候補者の前職におけるパフォーマンスや人となりを知るためのポジティブチェックです。前職の上司や同僚に聞き取り調査を行い、候補者の業務遂行能力、コミュニケーション能力、リーダーシップ、チームワークなどを評価します。
そのためバックグラウンドチェックがリスク回避を目的としているのに対して、リファレンスチェックは候補者の適性を見極めることを目的としているといった違いがあります。
目的は異なりますが、どちらも活用することでより多角的な面から候補者を評価することができます。
個人情報をチェックすることは違法ではないか？
バックグラウンドチェックは、適切な方法で行えば違法ではありません。
しかし、個人情報保護法、職業安定法などの関連法令を遵守する必要があります。
特に「要配慮個人情報」と呼ばれる、人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴など、差別や偏見につながる恐れのある情報の取り扱いには厳格なルールが定められています。これらを取得するには、必ず候補者本人の同意を得る必要があります。同意なく情報を取得した場合、違法行為となる可能性があります。
また、職業安定法では、採用選考に必要のない情報を取得することを禁じています。バックグラウンドチェックを実施する際は、これらの法令を遵守し、適切な範囲で調査を行うことが重要です。
調査の流れ
バックグラウンドチェックは適切に採用プロセスに組み込むことが重要です。どの段階でチェックを組み込むかは企業によりますが、チェック自体の一般的な流れは次のようになっています。
- 1.バックグラウンドチェックを実施する同意を候補者から得る
- 2.企業から調査会社にバックグラウンドチェックの依頼をする
- 3.バックグラウンドチェックの実施
- 4.調査結果をまとめる
1.バックグラウンドチェックを実施する同意を候補者から得る
個人情報保護の観点から、チェックを実施する前に、候補者本人から同意を得る必要があります。調査の目的、調査内容、取得する情報の種類、情報の利用方法などを明確に説明し、候補者の理解と同意を得た上でバックグラウンドチェックを行います。
2.企業から調査会社にバックグラウンドチェックの依頼をする
調査会社に依頼すれば、自分たちで行う場合よりも早く、また詳細に調べることができます。
依頼する場合は企業は調査会社に候補者の情報や調査項目などを伝えます。
初めてバックグラウンドチェックを行う場合は、実績が豊富な企業に進め方を相談すると良いでしょう。
3.バックグラウンドチェックの実施
調査会社は、提供された情報に基づき、様々な方法で調査を行います。調査会社は独自のノウハウをもっているため、自社では特定することのできないようなSNSの裏アカウントまで調査することができます。
4.調査結果をまとめる
調査会社は、収集した情報を分析し、レポートにまとめて企業に提出します。レポートには、調査結果だけでなく、その結果に基づく評価や考察なども含まれる場合があります。
調査のかかる期間
自分たちで調査を行う場合、調査内容が限定的であれば１週間以内に終わることもありますが、詳細に調査する場合は最大1ヶ月程度かかるケースもあります。
一方調査会社に依頼をした場合、簡易的な調査であれば2~3日、また詳細な調査でも１週間ほどで調査が完了します。
拒否された場合はどうする？
候補者からバックグラウンドチェックを拒否された場合、企業は無理強いすることはできません。
拒否された理由を丁寧に聞き取り、候補者の懸念を解消したうえで同意を得ることができないか、調整する必要があるでしょう。
例えば、調査範囲を限定したり、調査方法を変更したりすることで、候補者の同意を得られる可能性があります。
それでも同意が得られない場合は、採用選考における判断材料の一つとして、その事実を考慮する必要があるでしょう。
内定は安易に取り消すことはできないので注意
バックグラウンドチェックの結果、虚偽の申告や重大な問題が発覚した場合でも、内定を取り消すには気をつける必要があります。
内定は労働契約とみなされるため、内定取消しは労働契約法違反となる可能性があります。
内定取消しが認められるのは、経歴詐称、犯罪歴の隠蔽など、企業にとって重大な損害を与える可能性が高い場合などに限られるため注意が必要です。
そのためバックグラウンドチェックは内定前に行うのが良いでしょう。
バックグラウンドチェックで採用後のリスクを未然に防ごう
バックグラウンドチェックでは候補者の経歴や問題行動を詳細にチェックすることで、企業にとってのリスクを未然に防ぐことができます。
リファレンスチェックと異なり、バックグラウンドチェックでは候補者の過去の経歴に重点を置きチェックを行います。
実際に調査を行う際は、調査会社に依頼すると安心でしょう。当サイトではバックグラウンドチェックを行う調査会社5社をそれぞれ徹底調査し、比較しています。効率よく調査会社の検討ができるため是非ご活用ください。
