採用活動で、候補者の経歴や信頼性を確認する、バックグラウンドチェックは、欠かせないプロセスです。しかし、次のようなお悩みをお持ちではありませんか？
- どこまで遡るべきか分からない？
- 自分たちで行う場合、調査をどのように進めればよいかわからない？
- どの調査会社を選べばよいか分からない？
こうした疑問や不安を抱える人事担当者も少なくありません。
この記事では、調査を何年前まで遡るか、期間の基準や調査を行う上での事前準備、また調査会社を選ぶコツを分かりやすく解説します。
バックグラウンドチェックは何年前まで遡る？
バックグラウンドチェックで何年前まで遡るかは、企業の方針によります。一般的に「直近の前職まで」「過去5年間まで」などのケースが多く、採用ポジションや業界によって異なります。
調査内容は以下の通りです。
- 候補者自身の身辺情報
- 学歴
- 職歴
- 犯罪歴
- 病歴
- 信用情報
これらの情報に虚偽や不備がないかを、どこまで遡って確認するかが調査のポイントになります。適切な範囲でのチェックを行うことで、採用リスクを軽減し、透明性を高めることができるのです。
バックグラウンドチェックでは、リスク管理の観点から、過去5年間の情報を重点的に調査することが推奨されています。
この期間は、反社チェックや信用情報においても広く基準とされており、社会的な信頼回復の目安として認識されています。過去5年間の調査を行うことで、企業は候補者のリスクを的確に把握し、採用の安全性を確保できます。
ただし、職歴に関して企業によっては以下のような基準で調査範囲を設定する場合もあります。
直近の前職のみ
中堅以下のポジションでは、効率性を重視して最新の職歴に限定する企業もあります。
前職と前々職まで
管理職や重要なポジションの場合、2～3社前まで遡ることで、経歴の一貫性や潜在的なリスクを把握するケースがあります。
企業の採用方針やポジションによって調査範囲は異なるため、採用目的に応じた適切な基準を選定することが重要です。
参照元：CIC「信用情報」
参照元：大阪府警察「暴力団排除条項の記載例」
リファレンスチェックとの違いとは？
バックグラウンドチェックは、候補者の学歴や職歴、犯罪歴などの身辺情報を確認し、採用リスクを排除することを目的としています。
一方、リファレンスチェックは、候補者の上司や同僚などに連絡し、仕事ぶりや人柄、対人スキルを確認する調査です。
これらを組み合わせることで、採用精度を高めることができます。調査範囲や年数は、候補者のポジションや業種に応じて適切に選定することが重要です。
リファレンスチェックでは何社まで遡る？
リファレンスチェックは、一般的に過去2〜3社を対象に実施します。
これは、チェックの目的が候補者のスキルや仕事への取り組み方、人間関係を客観的に評価することにあるためです。
そのため、候補者の現職や直近の職場で関わりの深い、上司や同僚が回答者として選ばれるケースが多く見られます。
特に現職での情報は、候補者の現在の業務状況や成果を把握する上で重要です。これにより、採用後のパフォーマンスを予測しやすくなります。
前職や前々職を調査するケース
現職への調査が難しい場合もあります。たとえば、転職活動を周囲に知られたくない場合や、現職での引き止めがあるケースです。
こうした場合には、前職や前々職の情報を調べることで、候補者の過去の勤務態度や実績を確認できます。また、前職や前々職を調査することで、現職では得られない有益な情報が得られることもあるのです。
たとえば、キャリアの中での成長やスキル習得の経緯など。さらに、候補者が転職理由として前職での経験をアピールしている場合は、その内容を確認することが重要になります。
場合によっては、現職で評価が振るわなくても、前職では高く評価されていた事例もあります。こうした情報を組み合わせて、候補者を多角的に判断することで、採用の精度を高めることができるでしょう。
バックグラウンドチェック導入のポイント
バックグラウンドチェックを導入する際には、適切な準備と信頼できる調査会社の選定が成功の鍵となります。
自社で実施する場合、調査には多くの時間と手間がかかるだけでなく、調査精度や法的リスクの管理が課題となることも少なくありません。
そのため、専門的な知識と経験を持つ調査会社に依頼することで、効率的かつ正確なチェックが可能となり、採用プロセス全体を円滑に進めることができます。
以下、調査依頼の流れや必要な準備、サービス選定のポイントを解説します。
どのように調査を依頼するか？
バックグラウンドチェックの調査を依頼する場合、以下のケースがあります。
調査会社に依頼する
候補者の同意を得た上で、確認したい項目を明確にして調査会社に依頼します。
履歴書・職務経歴書などの資料を提供し、専門的な視点から、調査結果がレポートとして提出されます。
オンラインサービスに依頼する
オンラインツールに必要項目を入力し、簡単に調査を依頼できます。
自動化されたプロセスで、迅速かつコストを抑えた調査が可能です。
どちらを選ぶかは、予算や必要な調査精度にもよります。調査の依頼方法を適切に選ぶことで、効率的かつ信頼性の高いバックグラウンドチェックを実現できるでしょう。
調査前に準備しておくべき事項
調査前に準備しておくべき事項は、以下の通りです。
候補者からの同意取得
バックグラウンドチェックの目的と範囲を候補者に説明し、書面での同意を得ることが必須。
調査項目の明確化
学歴・職歴・勤務態度・反社チェックなど、調査すべき内容を具体的に設定します。
法令の理解
候補者の個人情報を扱うため、「個人情報保護法」「職業安定法」の理解が不可欠です。
これらの法令を理解し、情報の収集・管理が適切に行われるよう、社内のガイドラインやプロセスを整備しておきましょう。
参照元：政府広報オンライン「個人情報保護」 参照元：e-Gov職業安定法
バックグラウンドチェック調査は、正しく行わないと法的リスクや信頼喪失を招く恐れがあります。わかりにくい点があれば、調査会社に相談し、適切なサポートを受けることで、安心して調査を進めることが可能となるでしょう。
サービス選定時のポイント
サービスを選ぶ際のポイントは、以下の通りです。
信頼性と実績
調査会社の過去の実績を確認し、信頼性を評価します。
コストと効率性
調査の範囲に対してコストが適切か、また調査にかかる時間が採用スケジュールに合致しているかを検討します。
提供されるレポートの質
レポートの内容がわかりやすく、実用的かどうかを確認しましょう。特にオンラインサービスは、インターフェースの使いやすさも重要です。
これらのポイントを踏まえることで、自社の採用ニーズに最適なサービスを選定できます。正確な調査を通じて採用リスクを最小化し、安心できる採用活動を実現しましょう。
まとめ
バックグラウンドチェックは、採用リスクを軽減し、信頼できる人材を選ぶために不可欠なプロセスです
適切にバックグラウンドチェックを行うことで、採用リスクや法的トラブルを防ぎ、信頼性の高い採用活動を実現できます。また、調査の透明性や効率性を高めることで、採用活動全体の質を向上させることが可能となるでしょう。
当サイトではバックグラウンドチェックを行う調査会社5社をそれぞれ徹底調査し、比較しています。効率よく調査会社の検討ができるため是非ご活用ください。
